Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la gestion efficace des documents est impérative pour optimiser les processus et favoriser la productivité. C’est là qu’intervient DocuWare, une solution de gestion électronique de documents (GED) très innovante et prisée des utilisateurs. On vous explique le fonctionnement de ce système ici.
Présentation de DocuWare
Fondée en 1988, DocuWare est l’une des premières sociétés à avoir développé des solutions de gestion documentaire. Depuis lors, elle n’a cessé d’innover et de s’adapter aux besoins évolutifs des entreprises. Aujourd’hui, DocuWare est utilisé par plus de 14 000 organisations dans le monde, dont Dimo Démat.
Le système DocuWare se compose de plusieurs modules clés : un outil de capture pour numériser et importer les documents, un module d’indexation pour classer les données de manière logique, un système de stockage centralisé pour conserver les fichiers de manière sécurisée, et une interface utilisateur conviviale pour accéder et partager les informations.
Fonctionnement de base
Le processus commence par la capture des documents, qu’ils soient papiers ou électroniques. DocuWare peut numériser, importer et même reconnaître automatiquement le texte grâce à la technologie OCR. Ensuite, les documents sont indexés selon des critères personnalisables :
- type de document ;
- date ;
- numéro de dossier, etc.
Cela facilite leur organisation et leur recherche ultérieure. Les données sont ultérieurement stockées de manière centralisée dans des dossiers virtuels, accessibles à tout moment depuis n’importe quel poste de travail. Les utilisateurs peuvent rechercher, consulter et partager les documents avec leurs collègues en quelques clics seulement. DocuWare offre également des fonctions de suivi des versions et de workflow pour suivre l’évolution des fichiers.
Aperçu pratique
Imaginons le cas d’un service comptable gérant des centaines de factures par mois. Auparavant, ces documents étaient stockés dans des classeurs physiques, rendant leur recherche fastidieuse. Avec DocuWare, toutes les factures sont numérisées, indexées par fournisseur et date, puis stockées dans un dossier dédié.
Pour retrouver une facture spécifique, l’utilisateur n’a qu’à effectuer une recherche rapide. Le processus d’approbation et de paiement est ainsi grandement accéléré, renforçant l’efficacité opérationnelle du service.
Fonctionnalités avancées
Au-delà de ses capacités de base, DocuWare offre de nombreuses fonctionnalités avancées répondant aux exigences les plus strictes. Le système intègre des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la gestion des accès et la traçabilité des actions, garantissant la confidentialité et l’intégrité des informations.
Intégration avec d’autres applications métier
DocuWare peut s’interfacer avec d’autres applications métier comme les systèmes de gestion de la relation client (CRM), de comptabilité ou de paie, pour une expérience utilisateur unifiée et des processus automatisés.
Solution complète et performante
DocuWare est une solution de gestion documentaire complète et performante, offrant un environnement centralisé et sécurisé pour organiser, stocker et partager tous types de documents. Ses fonctionnalités intuitives et personnalisables permettent d’optimiser les processus métier, de réduire les coûts opérationnels et d’améliorer la productivité globale.
Pertinence future
Avec l’augmentation constante du volume de données, des solutions comme DocuWare deviendront indispensables pour les entreprises soucieuses de rester compétitives et agiles. En tirant parti des dernières innovations technologiques, DocuWare continuera à façonner l’avenir de la gestion documentaire.